24.03.2018

Politik wird digital

Lippstadt. (-ger) Die Digitalisierung erreicht nun auch die Gremienarbeit in Rat und Ausschüssen. Darauf hat sich der Haupt- und Finanzausschuss am Montagabend verständigt. „Die Voraussetzungen sind da“, warb Bürgermeister Christof Sommer.
Jeder, der das möchte, renne in der Verwaltung seit Jahren offene Türen ein. Nach den Sommerfeien soll es nun soweit sein.
Jedes Rats- und Ausschussmitglied kann bereits seit 2009 ein Ratsinformationssystem nutzen. Den Zugang gewährt das Büro des Bürgermeisters. Gegenwärtig liegen für 50 Ratsmitglieder und 120 Gremienmitglieder, Vertreter und sachkundige Bürger Freigaben für die Programme vor. Über Zusatzmodule ist den Hobbypolitikern eine papierlose Gremienarbeit auch in den Sitzungen möglich: online durch einen Hotspot im Rathaus und im großen Sitzungsraum des Stadthauses und offline, wenn die Unterlagen vorher per Download auf dem mobilen Endgerät gespeichert wurden. Zum Service gehört eine Notiz- und Kommentarfunktion. Anleitungen zur Installation und Benutzungshandbücher gibt es für alle Gremienmitglieder im Ratsinformationssystem. „Die technischen und rechtlichen Voraussetzungen für die digitale Gremienarbeit liegen somit schon lange vor“, erklärte Fachdienstleiter Andreas Flaßkamp in seiner Vorlage für die Ausschussmitglieder. Einige Lokalpolitiker nutzen die bestehenden Möglichkeiten schon unter Verwendung des eigenen privaten Tablets. Nach wie vor werden die Unterlagen jedoch gedruckt und versendet. Das kostet und schadet der Umwelt. Für Druck und Versand gab die Stadt im letzten Jahr 44.000 Euro aus, in einer Wahlperiode kommen nach Berechnungen der Verwaltung für Papier, Druck, Umschläge, Porto, anteilige Personalkosten und Sachkosten eines Büroarbeitsplatzes sowie die Abschreibungen auf die Druckstraße 220.000 Euro zusammen. Dabei sind Kosten für die IT-Unterstützung, die anteilige Abschreibung für ein Multifunktionsgerät und Energiekosten noch nicht enthalten. Dagegen nehmen sich die Aufwendungen für das Ratsinformationssystem geradezu bescheiden aus. Nach der einmaligen Beschaffung der Lizenzen (rund 37.000 Euro) rechnet die Stadt mit jährlichen Kosten für die Softwarepflege von insgesamt 4.600 Euro. Der Umweltaspekt kommt als Größe hinzu. Allein für die Sitzungsunterlagen im vergangenen Jahr bedruckte die Stadt 2,5 Tonnen Papier. Beim Umstieg auf eine digitale Gremienarbeit könne nicht nur kräftig gespart werden, so der Fachdienstleiter, sondern auch ein Ziel aus dem eea-Prozess, dem European Energy Award, realisiert werden. Um vom analogen auf den digitalen Prozess umstellen zu können, ist aus Sicht der Verwaltung eine weitere Änderung der Geschäftsordnung des Rates und der Ausschüsse erforderlich. Damit müsse die elektronische Form der Einladung zur Regel werden und die Schriftform zur Ausnahme. Zwingend sei die elektronische Version nicht umsetzbar, verdeutlichte der Fachdienst, weil sie „dem Grundsatz der Chancengleichheit hinsichtlich des Informationszuganges der Gremienmitglieder widersprechen würde“. So ganz locker aus dem Ärmel zu schütteln ist die Umrüstung nicht. Auch hier steckt der Teufel im Detail. Da ist etwa zu klären, welche Personen mit den mobilen Endgeräten ausgestattet werden sollen, also etwa auch Mitglieder von Kommissionen oder Beiratsmitglieder. Es könnten private Geräte ohne Zuschuss verwendet werden, verwaltungsseitig Geräte beschafft werden oder zweckgebundene Zuschüsse an die Fraktionen gewährt werden, was die Verwaltung favorisiert. Die Stadt hält 300 Euro für angemessen, damit entstünde bei höchstens 50 Ratsmitgliedern je Wahlperiode ein Zuschussbetrag von 15.000 Euro, bei zusätzlicher Ausstattung der Mitglieder in Ausschüssen und Beiräten kommt nach Verwaltungsangaben für 125 Nutzer ein Zuschussbedarf von 37.500 Euro zusammen. Die Lizenzen für das Ratsinformationssystem und die erforderlichen Apps hat die Stadt schon erworben, somit fallen keine erneuten Kosten an. Und schon jetzt ist die Softwarewartung ein laufender Ausgabeposten. Unter dem Strich geht die Verwaltung von einem Einspareffekt von 36.500 Euro im Jahr und damit 182.500 Euro innerhalb einer Wahlperiode aus.

Der Haupt- und Finanzausschuss begrüßte den Vorstoß der Verwaltung. Allerdings nicht uneingeschränkt. So forderte Linken-Sprecher Michael Bruns die Verwaltung zwar auf, „endlich digital“ zu machen, war aber umgekehrt „nicht so begeistert“. Nach seinen jüngsten Erfahrungen gebe es einen Unterschied zwischen den analog verschickten Unterlagen und denen im Ratsinformationsystem. Bruns: „Ich traue der Sache nicht.“ Das hinderte ihn aber nicht daran, die Verwaltung zu unterstützen. Dabei äußerte er die Hoffnung, dass digital die Regel und Papier die Ausnahme werde. Aus den Reihen der Grünen signalisierte Michael Rüpp volle Zustimmung: „Mein Briefträger wird sehr dankbar sein.“ Von dem von der Verwaltung aufgezeigten Papierverbrauch zeigte er sich schockiert. Allerdings müsse die Einführung der digitalen Information sauber geplant und gegebenenfalls ein Support für die Nutzer gewährleistet werden. CDL-Sprecher Christian Prahl sah hier keine Probleme, weil es um sehr einfache Tools gehe. Die Verwaltung unterstrich in ihrer Ausschussvorlage, dass bei Interesse zu Beginn der Umstellung Kurzschulungen angeboten werden könnten, „ein dauerhafter Support ist ohne Personalaufstockung nicht möglich und deshalb nicht vorgesehen“, spricht Fachdienstchef Flaßkamp Klartext. Die Kommunalpolitiker haben mit Umstellungen nicht nur gute Erfahrungen gemacht. Bis heute gilt vielen das Neue Kommunale Finanzmanagement (NKF) als bedeutender Fehlgriff und Gegenteil einst in Aussicht gestellter Haushalts-Transsparenz. Die aufgezeigte Ersparnis von 36.500 Euro pro Jahr kann jedenfalls nur dann erzielt werden, wenn alle Gremienmitglieder auf den digitalen Zug aufspringen. Sie wird „deutlich geschmälert, wenn einzelne Gremienmitglieder weiterhin die Papierform in Anspruch nehmen“. Schulungskosten sind übrigens bislang nicht eingerechnet worden. Dennoch setzte die Politik auf Kosteneinsparungen und Umweltvorteile. CDU-Sprecher Peter Cosack, SPD-Fraktionschef Thomas Morfeld und BG-Vorsitzender Hans-Dieter Marche unterstützten ausdrücklich die Verwaltung in ihrem Bemühen, die notwendigen Schritte für den digitalen Sitzungsdienst für alle Gremien vorzubereiten.
zurück zur Artikelübersicht